Treballa per a una empresa que té reunions freqüents? Alguna vegada t'has preguntat què se suposa que has de fer i què es considera el comportament adequat en aquestes reunions? Pregúncies a assistir a les reunions perquè tens por que puguis cometre un fals pas que pugui posar en perill la teva posició o oportunitats d'avançar ?
Normalment, els directius, líders d'equips o executius corporatius es reserven el dret d'iniciar reunions empresarials quan considerin la necessitat.
Tant si són esdeveniments programats regularment com si es demana un propòsit específic, tots els assistents han de seguir les directrius adequades sobre l'etiquetatge comercial .
Líder
Abans de la reunió, és essencial que tot estigui organitzat perquè no perdis el temps valuós d'algú. Voleu que funcioni tan fàcilment i amb la programació com sigui possible, però, si és possible, encara hi ha temps per fer preguntes i comentaris. La clau és mostrar el respecte per a tots els implicats.
Aquí teniu algunes pautes recomanades:
- Tenir una agenda escrita amb una seqüència lògica i temps realistes. Si el temps i els recursos ho permeten, envieu còpies a tots els assistents.
- Envieu una invitació als possibles assistents amb tants detalls sobre la reunió, com sigui possible, incloent-hi la ubicació, l'hora d'inici, el que s'ha d'aportar i el temps de finalització.
- Comenceu amb una salutació amigable i deixeu que tothom sàpiga quan està bé fer preguntes.
- Teniu aigua al podi o davant de l'habitació i beveu-la entre els temes o quan algú més us parla.
- No cal que escriguis el teu discurs en forma verbal, però almenys hauries de tenir punts de bala en les teves notes. No fer-ho pot provocar que vulgueu saltar d'un tema a un altre i perdre el control del que necessiteu dir. Això pot fer perdre temps i deixar que els assistents es preguntin sobre el punt de la reunió.
- Tingueu en compte el llenguatge corporal dels assistents. Si veieu que la gent està perdent interès, atureu-vos i comproveu-vos que no repeteixin informació o que passin massa temps en alguna cosa que no sigui rellevant.
- Tingueu algunes anècdotes per mantenir interessant la trobada. No obstant això, eviteu dir bromes inadequades que fins i tot tinguin un toc de sexisme, racisme o qualsevol altra cosa que pugui ofendre als altres.
- No robis les idees d'altres persones i els crideu el vostre compte. Doneu crèdit als altres per obtenir idees i tasques exitoses.
- Tot i que està bé que es mogui una mica, no passeu endavant per la part frontal de la sala. Això fa que us sembli nerviós.
- Durant el període de preguntes i respostes, mantingueu-vos en silenci fins que la persona que demana que finalitzi abans de respondre. Si no enteneu la pregunta, demaneu-li que la repeteixi o expliqui més la consulta.
- Si algú apareix enfadat o hostil, mantingueu-vos bé i demana a la persona que parli això amb vostè en un moment posterior.
- Finalitzeu la reunió amb anticipació si és possible. És millor que sigui més curt que perdre l'atenció dels assistents.
Assistents
Tothom que hagi estat convocat a la reunió haurà d'assistir, llevat que les circumstàncies no ho permetin. Si coneixeu la reunió amb antelació, consideri prendre més temps amb la seva preparació personal per respectar els supervisors que assisteixen.
Vesteixi adequadament per al nivell empresarial.
Com trobar consells sobre maneres:
- Si se us demana que envieu un missatge de confirmació, feu-ho tan aviat com entri a la reunió del calendari .
- Mostra a temps . Accediu uns minuts abans si és possible.
- Comproveu el vostre telèfon mòbil i assegureu-vos que estigueu en silenci o s'apaga. Mai no hauríeu d'enviar missatges de text durant una reunió, llevat que el líder us demani una persona específica.
- Si es serveixen refrescs, és acceptable una beguda. No obstant això, a menys que tots mengin, espereu fins que acabi la reunió per fer un aperitiu.
- Si es tracta d'una reunió de dinar, porteu el menjar a la taula i mengeu-lo el més tranquil·lament possible i sense cridar l'atenció sobre vosaltres mateixos.
- No xatejar o intercanviar notes amb altres assistents. Això és molt pertorbador i pot donar la impressió que no pren el treball prou seriosament per prestar molta atenció al que s'està discutint.
- Si se't demana, responeu-vos el més aviat possible. Quan no sàpigues la resposta, demana disculpes i sigui honest. Cap resposta és millor que la incorrecta.
- Després de la reunió, gràcies al ponent.
- No romangui a la sala de reunions més del necessari. El fet de sortir farà que us sembli inactiu, i no voleu que el cap pensi que esteu utilitzant la reunió per evitar els vostres deures.
Reunions en un restaurant
De vegades es diu una reunió de dinar i es pot celebrar en un restaurant. Tot i que aquesta fora de l'oficina, recordeu que encara estàs treballant.
Consells de reunions addicionals per a reunions de restaurants:
- Mai oblideu els vostres costums de taula .
- Manegi els penúries de menjar amb gràcia i bones maneres.
- Utilitzeu els utensilis adequats . Si teniu en dubte la bifurcació amb cada curs, seguiu la persona que dirigeix la reunió.
- Si esteu en un restaurant de bufet , conegui els mètodes adequats per ajudar-vos.
- Seguiu les directrius adequades per menjar els aliments dels dits .