No oblideu aquestes tasques
La preparació per moure una oficina o negoci pot ser molt més complicat que moure una casa. La preparació és clau i és essencial assegurar-vos que tot en la vostra llista sigui complet. Utilitzeu aquesta llista de comprovació ràpida com a guia per mantenir la vostra empresa en moviment.
Determinar un marc temporal i programar
El vostre marc temporal hauria de ser el primer que fas. Estableix la data en què tot el material ha d'estar fora de l'espai d'oficina, que és la vostra última data de mudança.
Probablement necessiteu uns dies per desplaçar-se, depenent de quant hàgiu de moure. Tracta cap a enrere des de la vostra mudança i feu una llista de totes les coses que heu de fer abans que arribin els camions.
Assigneu tasques i configureu un comanda Move si és necessari
És una bona idea aconseguir que el personal participi en el moviment d'hora . Un comitè de moviment no només l'ajudarà a organitzar i planificar la mudança, sinó que també ajudarà a facilitar la transició cap a la resta del personal. Feu que la comissió revisi totes les tasques i assigni els rols segons sigui necessari. A mesura que avanci, probablement haureu d'afegir tasques a la llista i, a mesura que ho feu, assegureu-vos d'assignar tasques, també hi ha massa esforços per fer-ho tot tu mateix.
Configurar un pla de comunicació intern i extern
Un pla de comunicació interna garantirà que els empleats estiguin informats dels plans de mudances mentre que un pla extern mantingui actualitzats els vostres clients i proveïdors de les activitats comercials durant la mudança perquè pugueu mantenir la vostra empresa en funcionament durant la transició.
Lloguer de mudances
Com qualsevol moviment, contractar bons motors porta temps i hauria de ser una de les primeres tasques de la vostra llista. Feu que un membre del personal desenvolupi una llista d'almenys cinc empreses que es mouen, i assegureu- vos d'investigar-les bé abans de contractar-les . Determineu el pressupost, obteniu pressupostos i compareu els serveis a través de les companyies en moviment per decidir quina per contractar.
Contracteu empacadores professionals
Si el vostre pressupost mòbil pot suportar la contractació d'empacadores professionals , feu-ho. Això us estalviarà i els vostres empleats d'haver d'empaquetar àrees de l'oficina que són freqüents i sovint, els espais més difícils d'empaquetar i moure. Es pot demanar als empleats que empaquetin els seus taulells o oficines ja que també ofereixen l'oportunitat al personal de netejar els seus espais i desfer-se de coses que no necessiten per moure's.
Creeu un nou pla d'oficina i disseny
Aquí és on el vostre comitè de mudances serà molt útil. Sempre és difícil passar a un nou espai, però quan has d'esbrinar on tot i tothom va, això triga molt de temps. Assegureu-vos de saber on es col·locarà cada moble i seureu tots els empleats. Com més detallat sigui el pla, millor.
Parleu amb els venedors actuals
Moure un negoci pot significar un canvi de proveïdors de serveis. Comproveu els vostres contractes i, a continuació, decidiu si us quedareu amb els vostres venedors actuals o si mireu el canvi. Haureu de determinar què requerirà el nou espai en termes de línies telefòniques i infraestructures de xarxa. Parleu amb el vostre nou propietari i venedors per assegurar-vos que sapigueu el que necessita el nou espai per tal que no hi hagi un espai en el servei.
Qualsevol equip que estigui llogant, poseu-vos en contacte amb el distribuïdor per avisar-los del moviment i la millor manera d'obtenir el vostre equip a la nova ubicació.
Mantingueu els empleats actualitzats i informats
Un moviment pot ser difícil per als empleats . Pot significar un canvi en la forma en què viatgen i si el seu desplaçament ara és més llarg que abans de la mudança. Si us trasllada a un espai més reduït, el personal ha de saber com s'assignaran les oficines i quins aspectes tindrà el nou espai. Els empleats han de ser informats en cada pas del procés. Intenta mantenir un horari mòbil al tauler d'anuncis de la cuina o a un altre espai comú per tal que la gent vegi com progressen les coses i què s'espera d'ells com a empleats.