Com planificar i organitzar una oficina o un moviment empresarial

Si necessites moure el teu negoci , el millor lloc per començar a planificar com empaquetar i moure és just aquí. La clau d'un moviment exitós és crear aliances que poden ajudar a motivar i coordinar la resta del personal de l'oficina.

Planifica el moviment

Creeu una línia de temps que permeti totes les etapes necessàries del vostre moviment. Haureu de parlar sobre això amb la resta del vostre equip de mudances o amb els directius i supervisors per assegurar-vos que és factible.

Per a una petita oficina, necessitareu almenys tres mesos de preparació i d'una oficina mitjana a gran, com a mínim de sis a vuit mesos. La clau és començar el més aviat possible.

El següent pas és recollir tota la informació sobre el nou espai. Intenta obtenir plànols o disseny de sòls perquè pugueu identificar components clau com ara punts de venda elèctrics, espai d'emmagatzematge, etc., i, el més important, per determinar el disseny de l'oficina nova. També és bo tenir un pla de disseny general per al vostre espai actual perquè pugueu comparar els dos; si hi ha àrees de l'oficina actual que no funcionen, identifiqueu-les perquè puguin resoldre-les al vostre nou espai.

A més, feu una llista de possibles problemes amb el nou espai, com ara una àrea de recepció més petita o menys espai d'emmagatzematge o potser un espai obert més ampli que pugui requerir més cubicles o murs temporals. Pot ser necessari contractar fusters o pintors si cal construir o pintar les parets.

Podria haver estat abordat quan es va adquirir el nou espai, però només assegureu-vos que no cal completar cap tipus de construcció o canvis cosmètics abans de la mudança.

Reuneixi el vostre equip

Per a oficines mitjanes o grans, designi (o sol·liciti voluntaris) algú de cada departament o divisió per coordinar la seva àrea particular.

Es podria assignar al supervisor o al gerent del departament que pot assegurar-se que cada empleat es responsabilitzi d'empaquetar el seu escriptori, arxius i articles personals. Per a oficines més petites, és possible que estigueu sols. Si és així, identifiqueu algunes persones clau que podrien ajudar a coordinar el moviment.

El vostre equip també pot ajudar a identificar els problemes actuals amb l'espai antic i oferir solucions possibles per a la nova oficina. És una bona manera d'incorporar altres punts de vista i aconseguir consens en el moviment si alguns no estan molt entusiasmats amb el canvi.

Tenir reunions regulars

En el vostre horari, estableixi reunions habituals i assegureu-vos que els empleats reben notificació dels detalls de la reunió i que garanteixin a tots que saben què han de fer per empaquetar la seva oficina o àrea de treball . És important mantenir informada a tots per limitar qualsevol preocupació o inquietud; el moviment és estressant per a tots els involucrats, especialment si no es comuniquen les decisions.

Determineu el vostre pressupost

Si teniu un pressupost específic assignat per al vostre moviment, serà important identificar els costos abans de contractar els motors, o fins i tot abans d'empaquetar el primer quadre.

Assigna tasques

Feu que el vostre comitè en moviment creï una llista de tasques que cal completar i assegureu-vos que s'afegeixin a la cronologia / calendari.

És possible que necessiti proveïdors de serveis especials, com ara instal·ladors de línies telefòniques o especialistes en xarxes d'ordinadors. Demana a cada gerent o supervisor del departament el que es requereix de la seva àrea. Assegureu-vos que hi ha àrees comunes, com ara l'àrea de recepció, el vestíbul i les zones d'emmagatzematge.

Una de les tasques més importants és contractar els motors . Hi ha empreses en moviment que s'especialitzen en mudances d'oficines. Simplement assegureu-vos que feu la vostra recerca, feu les preguntes correctes i que l'empresa acudeixi a la vostra oficina per avaluar la vostra mudança. Com qualsevol canvi familiar, cal assegurar-vos que l'empresa sigui confiable i que rebeu el millor servei pel cost. Aquesta tasca es pot assignar a unes quantes persones, cada una trucant a empreses específiques després comparant notes. Comenceu primerencament per assegurar-vos que obtingueu el millor preu possible.

Feu una llista de contactes

Haureu d'assegurar-vos que tothom que feu negocis, tant amb proveïdors com amb clients, sap que us mourà.

És una bona idea assignar aquesta tasca a una persona per supervisar. Els clients i clients notificants requereixen comunicacions específiques per on us trobeu i com funcionarà el negoci durant el trasllat. Aquesta informació és essencial per garantir que els vostres clients no vagin a cap altre lloc per als vostres serveis.