Llista de verificació de notificació per al vostre moviment
Moure una oficina és complicat. Amb tantes coses a fer, és fàcil passar per alt les tasques més petites, però importants. Per mantenir la seva oficina en moviment, utilitzeu la següent guia de la llista de verificació que assegurarà que no es deixi de fer res.
També podeu fer una llista fàcil de tasques essencials per ajudar-vos a moure l'oficina.
Notifica a les empreses i als clients del moviment
La següent llista de notificacions detallada es pot utilitzar juntament amb l'article "Actualització de la informació comercial abans de moure".
Utilitzats junts, trobareu que heu cobert totes les vostres bases.
També hauríeu de deixar saber als vostres clients si tancareu durant la mudança o que reduireu les hores. Aquest serà un avís crític per assegurar que els clients no se sentin frustrats si la vostra porta està bloquejada, sabent abans que estigui oberta per a empreses, us estalviarà moltes trucades telefòniques i el client no us dirigirà al vostre competidor per al servei. En altres paraules, deixa que els vostres clients coneguin el vostre pla per fer-los servir durant la transició.
Clients i Clients
És una bona idea permetre que la vostra base de clients sàpiga primer el moviment, preferiblement almenys un mes abans que es produeixi el trasllat. Proporcioneu informació sobre la nova ubicació, ja sigui enviant una carta formal o un correu electrònic amb un mapa adjunt o adjunt a tots els usuaris de la base de dades de la vostra empresa. O en el cas d'una botiga minorista, col·loqueu un mapa i un signe de notificació a la porta principal i proporcioneu un petit fulletó amb cada compra.
Publiqueu la informació a la vostra pàgina web amb indicacions fàcils de seguir i les dades que us permetran tornar als vostres clients; això podria incloure una venda de "mudança" o una festa d'obertura oficial.
Proveïdors de serveis, venedors i agències governamentals
Notifica els serveis i proveïdors que la vostra empresa fa servir regularment.
Pot incloure una impressora, un servei de missatgeria, una botiga de subministraments d'oficina o un proveïdor de serveis d'Internet.
Bancs i assegurances
Els bancs necessitaran notificació primerenca; haureu de canviar l'adreça a les comprovacions de l'empresa, feu les comprovacions impreses, notifiqueu a les empreses de targetes de crèdit i a qualsevol altra institució financera o proveïdor de serveis. Podeu decidir que la vostra empresa es beneficiaria de transferir comptes d'empresa d'un banc a un altre o d'una sucursal a una altra; parleu amb el vostre representant bancari sobre els serveis disponibles a la nova ubicació / barri.
Les companyies d'assegurances també han de ser notificades anticipadament. Hauran d'avaluar el nou espai i proporcionar-li un nou pressupost, si escau. Aquest és un gran moment per parlar amb la vostra asseguradora sobre la mudança d'assegurances i el que necessiteu per assegurar-vos que la vostra oficina estigui protegida.
Canvieu els missatges de telèfon entrants
Juntament amb l'actualització de la informació de l'empresa i materials de màrqueting, hi ha altres maneres d'assegurar-vos que el públic aprengui del proper moviment. Afegiu una notificació al servei de contestador / servei de correu de veu que indiqui la data de la mudança, a on us dirigirà i com això pot afectar el servei. També proporcioneu informació de contacte per a aquells clients que puguin tenir inquietuds específiques.
Feu que els empleats també canvien la seva línia de correu de veu d'oficina directa amb informació sobre el moviment i la nova adreça. Una vegada més, és una manera fàcil de recordar als contactes del moviment i informar a aquells que no estan a la base de dades de contacte del canvi.
Canvieu la vostra línia de signatura
Afegint un avís a la línia de signatura de correu electrònic per a tots els empleats, es garanteix que tots els correus electrònics enviats recordin al receptor del proper moviment. Aquesta és una gran manera d'arribar a persones que no estan a la llista de contactes de l'empresa.
Correspondència salient de sortida
Compreu un segell vermell que indica "Nota Nova adreça"; Normalment, els segells solen comprar-los a la botiga d'aprovisionament d'oficines. Estampuleu membretes actualitzats per garantir que els destinataris coneguin el canvi d'adreça. Tingueu en compte que aquest pas de notificació pot no ser aplicable fins que s'hagi completat el trasllat.
Telèfon
Aquesta hauria de ser la primera utilitat que us contacteu pel vostre moviment; vol assegurar-se que la seva empresa roman oberta durant el trasllat o que hi hagi la menor disrupció possible. Deixi que l'empresa telefònica sàpiga quan es mou i demana que s'instal · lin i llest per a funcionar a la nova ubicació el dia anterior a la data de la seva mudança, només per assegurar-se que el sistema estigui funcionant en la seva mudança.
Demaneu a l'empresa que configuri un sistema de reenviament efectiu el dia del trasllat. Si la vostra empresa està canviant els números de telèfon, demana que s'afegeixi un consell al vostre número antic, que permeti que els usuaris coneguin el canvi del número de telèfon. Un cop hàgiu mudat, és una bona idea trucar al vostre número antic per assegurar-vos que el servei estigui in situ. A més, assegureu-vos que el vostre nou número de negoci i adreça s'actualitzin a la següent guia telefònica i al directori.
Comissions de correus, correu electrònic i mitjans de comunicació social
Notifiqueu l'oficina de correus de la vostra mudança i ordeneu-vos que el correu reenviï alguns mesos després del trasllat. Com es va assenyalar prèviament, afegiu un avís de moviment a les línies de signatura dels empleats abans del moviment i seguint el moviment també; després de moure la signatura, ha de demanar al destinatari que tingui en compte el canvi d'adreça i la informació de contacte.
A més, les empreses de missatgeria regulars que recullen i deixin de banda també s'han de notificar sobre el canvi d'adreça i sobre qualsevol canvi en els serveis.