En el meu treball diari, treballo en comunicacions, principalment per a organitzacions sense ànim de lucre. Una part del treball que faig és garantir que tinguem una estratègia per a les comunicacions tant internes com externes. Això també inclou el desenvolupament d'un pla per a un moviment d'oficina , que la meva organització actual té previst fer en els pròxims sis mesos.
Si bé podeu pensar que hi ha tants passos per planificar en un desplaçament a l'oficina que no teniu temps de considerar les comunicacions, realment heu de prendre un dia o dos per crear una estratègia ferma que mantingui conscients als empleats i als clients dels propers canvis .
Anem a començar amb els empleats, ja que es veuen afectats directament pel moviment .
Les comunicacions internes han d'incloure aquests missatges clau:
- Una línia de temps clara: assegureu-vos que enumereu tots els passos clau del moviment perquè tothom sàpiga què esperar i quan.
- Instruccions d'embalatge: proporcioneu al personal instruccions sobre com empaquetar les seves oficines o els seus cabines per moure's. Això hauria d'incloure on obtenir els materials d'embalatge , el que són els responsables de l'embalatge i els terminis.
- Notificació avançada de qualsevol tancament d'oficines : durant el trasllat, és possible que hagueu de tancar l'oficina per habilitar l'embalatge final i el trasllat d'equips i mobiliari d'oficina . Assegureu-vos que el vostre personal tingui coneixement d'aquestes dates i si i com continuarà la vostra empresa durant el trasllat i com això afectarà el seu horari de treball i la seva càrrega de treball.
- Nou pla d'oficines: el personal vol saber des del principi el que tindrà el nou espai i com es configuraran les oficines. Tenen encara el seu propi espai o ara estaran en un cubicle o un pla obert? Assegureu-vos que creeu una manera d'informar el personal sobre com pot canviar el seu espai de treball.
- La nova ubicació, opcions d'estacionament i de viatge: proporcioneu al personal tota la informació que necessiti sobre la nova ubicació perquè puguin preparar el transport cap al nou espai.
Una vegada que hàgiu determinat tots els missatges clau, heu de determinar la millor manera de lliurar aquests missatges. El mètode que utilitzeu s'ha de decidir pel tipus de missatge.
Per exemple, la línia de temps es pot entregar fàcilment a través de la intranet de la vostra empresa; mentre que els tancaments d'oficines poden ser millor presentats en una reunió del personal per assegurar-se que es poden fer preguntes i respondre.
Formes de comunicar objectius al personal:
- Intranet: per a aquelles empreses o organitzacions que tenen una intranet, aquesta sol ser la millor plataforma per a la majoria dels missatges. Permet actualitzar fàcilment els fitxers i la informació que arriba a tots els empleats.
- Reunions presencials: no importa quin sigui el missatge, les reunions del personal són un bon lloc per fer anuncis i permetre al personal tenir una discussió completa. També podeu fer servir el temps de la reunió per revisar com es comunicarà la informació perquè el personal sap que se'ls mantindrà informat.
- Correu electrònic: mentre que el correu electrònic és fàcil, no és la millor manera de transmetre la informació. No voleu enviar tants correus electrònics que la gent no trobi la informació quan la necessiti. Si feu servir el correu electrònic, assegureu-vos que només l'utilitzeu per permetre que la gent sàpiga on poden obtenir la informació.
- Carpetes comunes : si no teniu una intranet, a continuació, crear una carpeta comú en una unitat de xarxa a la qual tothom pugui accedir és la següent millor manera d'emmagatzemar informació a la qual voleu accedir.
- Taulell d'anuncis: un espai físic on es publiquen informació, és una gran cosa que fer. No només la gent pot consultar-la sovint, sinó que també proporciona un lloc on la gent pot reunir-se i discutir-ne les inquietuds.