Com gestionar el correu en 5 passos

Aprendre a gestionar el vostre correu és una tasca d'organització sorprenentment desorientada, ja que no podeu organitzar el correu electrònic visualment, heu de llegir i tocar tots els documents per poder enviar-los o esborrar-los. La millor ruta per a una gestió sòlida és reduir la quantitat de paper que entra a casa seva. Seguiu llegint sobre com gestionar el correu en quatre passos.

• 01 de 05

  Voleu l'escombraries

  Redueix la quantitat de correu que rebeu al aturar el correu no desitjat d'entrada.

  Ho juro si alguna vegada he perdut, el catàleg J ​​Crew em trobarà primer. Reduir la quantitat de correu no desitjat que rebeu reduirà la quantitat de temps que us dediqueu gestionant el vostre correu. Menys correu = menys temps.

  Bonificació: és bo per al medi ambient.

• 02 de 05

  Programeu-lo

  La majoria de la gent ordena el correu mentre camina a la porta després del treball i sovint s'atura al mig per allunyar-se del seu abric o fixar-se en el que és per sopar. Resisteixi la necessitat de gestionar el correu fins que tingui el temps i l'atenció per donar a aquesta tasca.

  Motius:

  1. Si seleccioneu la vostra ruta a la porta, és probable que no estigueu preparat per gestionar el vostre correu en aquest moment. Necessiteu les eines adequades (a sota) i l'atenció per decidir com utilitzar o descartar cada peça.
  2. No toqueu un tros de paper més d'una vegada si encara no ho heu fet. Això fa que la gestió del paper sigui tan esgotadora: cal que la llegiu cada vegada. Espereu fins que estigueu preparat per gestionar-lo i descartar-lo.

  Programeu el temps cada dia o una vegada per setmana per organitzar el vostre correu.

• 03 de 05

  Eines

  Teniu les eines adequades per descartar, reciclar o respondre al vostre correu.

  No hi ha res de luxe, però teniu el següent a mà:

  1. Trituradora: tot el que tingui informació d'identificació més enllà del vostre nom i adreça s'hauria de rebutjar immediatament.
  2. Paperera de reciclatge : la majoria dels missatges es poden reciclar immediatament (pensa: cupons, volants, avisos).
  3. Sistema de fitxers i calendari : per al correu necessiteu actuar immediatament o en el futur.

  Per "a la mà", realment vull dir a la mà. No tingueu la paperera i la paperera de reciclatge a les habitacions separades. Administro el meu correu sobre la paperera de reciclatge i la trituradora, i després porto el correu que necessito per emprendre el meu escriptori on tinc el meu calendari i un sistema de fitxers d'escriptori configurat. Recomano una caixa de fitxers superior de taulell separat, així com un gabinet d'arxiu per a l'organització de correus.

• 04 de 05

  Estabish a System

  Hi ha 3 "jocs finals" per a cada peça de correu:

  1. Acció : correu que necessiteu per actuar de seguida o, finalment, Aquest tipus de correu es desglossarà en altres categories com ara arxiu / referència, resposta, acció, etc.
  2. Reciclar - Correu brossa que no té cap valor per a vostè i que no identifiqui informació més enllà del vostre nom.
  3. Triturat : qualsevol peça de correu que tingui informació d'identificació més enllà del vostre nom i adreça. Això inclouria números de seguretat social, dates de naixement, ofertes de targetes de crèdit, etc. No estic segur de si hauria de reciclar-lo o fer-ho? Vegeu Què fer i llegir més sobre el robatori d'identitat: Com protegir-se del robatori d'identitat.

• 05 de 05

  Manténgalo en ella

  Algunes maneres de garantir-me això:

  • Tots els Divendres Negres (és a dir, el dia després de l'Acció de Gràcies), mentre tothom està fora de compres, reuneixo tots els catàlegs que ja no vull rebre i els demano que cancel·lin.
  • Seguiu la rutina d'organització setmanal , on gestionem el correu cada setmana.
  • Podeu llegir més sobre com gestiono el correu diàriament.