Com organitzar un sistema de presentació d'inici en 7 passos

01 de 07

Com configurar un arxiu de paper + sistema d'emmagatzematge que funcionarà per a vostè per sempre

La lluita és real: la gestió de papers i el desordre de paper són els pits. Per això, és fonamental configurar un sistema de presentació casolà fàcil i factible que realment usareu. Avui, això és el que anem a fer junts.

Objectiu

Obteniu informació sobre com configurar un sistema de presentació de la vostra llar que realment usareu durant la resta de la vostra vida. Ha de ser flexible per adaptar-se als canvis d'estil de vida, i ha de ser senzill perquè la mantingueu al corrent.

El que necessitaràs

• Arxivador o caixa de fitxers
• Carpetes de fitxers penjants (m'agraden aquests colors que es mostren a dalt)
• Titular d'arxiu d'escriptori
• Trituradora
• Paperera de reciclatge
• Carpetes de fitxers
• Creador d'etiquetes o ploma

Temps

Aquest és un projecte de cap de setmana. No recomanem que comenci això una setmana després d'un llarg dia de treball / escola, etc. Comença aquest un matí de dissabte o diumenge armat amb una tassa de cafè o te, i una actitud que ens deixi de fer.

02 de 07

Reuneu tots els vostres documents junts en un sol lloc

El primer pas per configurar un sistema de presentació d'habitatge és corralitzar tots els vostres fitxers i documents al mateix espai, de manera que podeu ordenar, reciclar i fragmentar. Tenir tot en un sol lloc té els següents avantatges:

1. Et mantindrà centrat en la tasca que tens. Quan intenteu realitzeu una tasca que no us entusiasma (com ara la presentació), qualsevol excusa per passejar i començar per un altre projecte nou. Si teniu tots els vostres subministraments (enumerats aquí) i tots els vostres documents en un sol lloc, realment no teniu cap excusa, sinó que heu de descobrir.
2. Vostè serà més complet. Fer un escombratge de la seva casa a la part davantera significa que no haurà de repetir la tasca a unes poques setmanes a partir d'ara quan trobeu una pila d'articles oblidats a la bugaderia.

Alguns llocs per buscar papers (que no siguin els obsequis calaixos de taula, els gabinets de presentació i la pila de correu):

1. La sala d'estar. Els documents tendeixen a apilar-se a la sala d'estar perquè moltes vegades no tenim una idea de què fer amb ells. Per això, sempre haureu de posar papers que no sabeu de què fer amb el meu correu a la caixa.
2. Bosses . Motxilles, bosses de treball, bosses de mà, bosses de gimnàstica i maletes.
3. La cuina. Les piles de paper tenen una forma d'acabar a la cuina. Això és degut a que sovint la cuina és el primer lloc al que ens dirigim quan caminem per la porta.

Per tant, reuniu tots els vostres papers i després ...

Trieu un bon lloc amb una superfície dura on podeu crear 5 piles. Aquesta pot ser la taula de la cuina, el llit de les habitacions o el vostre escriptori si és prou gran. Si no teniu prou superfície, el pis també funciona.

Si teniu tants papers, les vostres pilotes podrien derrocar-les, després utilitzeu papereres o fins i tot caixes de cartró. Etiqueteu-los per mantenir-los separats i per evitar errors -com agrupar accidentalment les declaracions d'impostos de l'any passat a la caixa de "reciclar".

03 de 07

Separeu els vostres documents a cinc categories

Ara és hora de baixar als negocis. Vostè haurà de tocar cada paper i prendre una decisió sobre això.

Regla: cal prendre una decisió sobre cada tros de paper. Va a entrar en una d'aquestes 5 categories:

1. Acció: els treballs necessaris per actuar i descartar-los. No els confonguis amb el que ens referim en una categoria a continuació com "Llar". Els documents de la llar es presenten de manera permanent, els fitxers d'acció s'utilitzaran una vegada i després es rebutgen.
   Exemples: invitacions, entrades d'aparcament, recordatoris de cites, tasques, factures, etc.

2. Arxiu: documents o documents que necessiteu per penjar-los, però no necessiteu fer referència o ús més d'una o dues vegades l'any.
   Exemples: declaracions d'impostos, registres mèdics, expedients acadèmics, prova de participació en el deures del jurat, escriptures, arrendaments, contractes, etc.

3. Llar: són papers que utilitza per mantenir la vostra casa (i la vostra vida) en funcionament.
   Exemples: cupons, receptes, manuals d'ús, rebuts per impostos d'aquest any, documents per a viatges futurs, etc.

4. Reciclar: documents i documents que no entren en cap de les categories anteriors i que no contenen informació personal.
   Exemples: correu brossa, fulls de treball d'un seminari en què ja no us interessa, diaris, revistes, tasques antigues que no necessiteu, sobres utilitzats, etc.

5. Shred: documents i documents que no pertanyen a les categories 1-3, però contenen informació personal d'identificació.
   Exemple: ofertes de targetes de crèdit, extractes bancaris antics, factures, etc.

04 de 07

Declutar + Esborreu els documents i fitxers que no necessiteu més

La vostra pila més gran serà reciclar. Recicleu els primers: l'objecte aquí és reduir la quantitat de paper que tracta amb la major rapidesa possible.

A continuació, trenqueu les trituradores: això hauria d'incloure qualsevol cosa que us identifiqui més enllà del vostre nom i adreça.

D'altra banda, aquesta guarda el vostre rodet d'identificació de The Container Store és molt econòmic i molt pràctic per a aquells que estan farts de tenir el vostre embús de trituradores. D'aquesta manera, simplement podeu emmarcar la vostra informació d'identificació i reciclar correu i documents amb informació personal sobre ells en comptes de trituració.

Ara que heu llançat la brossa, és hora de baixar a configurar un sistema que sigui:

1. Fàcil d'usar, de manera que l' utilitzeu ;
2. Flexibilitat suficient per acomodar canvis de vida i nous projectes; i,
3. Assegureu-vos que quan trobeu una cosa ràpida, la podeu trobar.

La bellesa aquí és que es pot trencar aquestes categories més depenent de la quantitat de paper que entra i surt de casa o oficina.

05 de 07

Configurar un fitxer d'arxiu per al vostre sistema de presentació d'inici

És bastant fàcil decidir quins documents ingressen al vostre arxiu. Aquests són els documents més importants que posseeix. Són prova de que vostè i la seva família existeixen, paguen els seus impostos, llars pròpies i cotxes, es graduen de la universitat, poden viatjar fora del seu país amb un passaport o visa. Si sou propietari d'un negoci o té més d'una propietat, aquest fitxer serà encara més gran.

A continuació es mostra una llista de conceptes bàsics per mantenir en aquest fitxer:

• devolucions d'impostos
• historial mèdic
• expedients acadèmics
• prova que vas servir al deure del jurat
• fets
• arrendaments
• contractes
• passaports
• targetes de seguretat tan habituals
• registres d'ocupació
• certificats bautismals
• documents d'assegurança de vida / jubilació

Guardeu aquests documents en un quadre de fitxers en carpetes etiquetades. Considereu comprar una caixa ignífuga una vegada que comenci a adquirir més "coses" per mantenir-se a salvo.

conserveu els fitxers que utilitzeu sovint (també coneguts algunes vegades l'any) al front. Resisteixi la necessitat d'organitzar aquest espai de manera excessiva, ja que si us trobeu massa específic, en realitat és més difícil trobar coses quan realment, realment les necessiteu. En general, si ingressa al vostre fitxer d'Arxiu, realment, necessiteu aquest paper perquè sigui tan senzill com sigui possible.

Aquestes són les meves categories:

• Acadèmic
• Cotxe
• Ocupació
• Financera
• Salut
• ID
• Assegurança
• Estat real

Organitzeu-los alfabèticament, però mantingueu el fitxer d'identificació per avançat. Això té coses com el certificat de naixement, el passaport, la targeta de seguretat social i el certificat de bateig. També és on heu de mantenir la vostra llicència de matrimoni.

Per emmagatzemar aquests documents, considereu fortament una caixa d'alt nivell de seguretat que, a menys de $ 50, és un gran valor *. Una altra opció és la caixa de prescripció d'alta seguretat. Aquest està dissenyat per a subministraments mèdics, però podria tenir fàcilment diversos papers sense perdre.

Podeu configurar el vostre propi bricolatge amb el vostre propi fitxer, o podeu utilitzar el sistema de fitxers inicials de FileSolutions.

* Si perdeu aquests fitxers, acabareu pagant molt, molt més per obtenir còpies dels registradors, administradors de ciutats, institucions acadèmiques, etc., de manera que $ 50 són una inversió intel·ligent i valuosa.

06 de 07

Organitzar un fitxer de la llar

Aquí hi ha una bona regla per al que heu d'emmagatzemar al vostre fitxer domèstic: tot allò que necessiteu en el futur, però no cal que feu cap acció ara mateix, que no pertany al vostre arxiu. Utilitzeu el vostre propi fitxer Household (anomenat Household Workbook) com a exemple per obtenir una millor idea de què podeu emmagatzemar en aquest fitxer i què no.

En primer lloc, en comptes d'una caixa de fitxers o contenidor, he creat un enllaç amb seccions i, després, butxaques per emmagatzemar coses com ara cupons i targetes de regal. Podeu utilitzar aquest enllaç i tenir seccions per als següents:

• Cupons / Groupons
• Targetes regal
• Documents per als pròxims viatges / viatges
• Rebuts que he enviat i estic esperant per rebre el meu xec
• Rebuts per a articles de grans entrades com ara un electrodomèstic o un gran moble
• Teniu una butxaca per a totes les vostres targetes de recompenses
• Notes i materials de referència per a futurs projectes en els que estigueu treballant
• Receptes *
• Rebuts d'impostos
• Polítiques d'assegurança de cotxe / llar / llogater

Probablement, només hauríeu d'escanejar la majoria d'aquests en un compte d'Evernote , però quan els necessiteu, haureu d'imprimir-la de nou, així que incloeu-la en aquest quadern i truqueu-lo al llibre de treball de la casa.

* Conserveu un fitxer separat per a les receptes que voleu tornar algun dia però no ho han fet.

07 de 07

Configurar un fitxer d'acció

El fitxer d'acció són els documents que necessiteu per actuar i, a continuació, es descarten. Qualsevol document o document que s'hagi de presentar permanentment o durant un període de temps prolongat (més d'un mes), probablement pertany al fitxer de la vostra família.

Els fitxers d'acció són:

• Es va a usar una vegada i després es va descartar; o,
• Els fitxers que esteu esperant per actuar.

Utilitzeu un requadre per emmagatzemar aquests documents, específicament, i us recomanem aquesta casella. Tria taronja perquè és un color cridaner i el pensament és, et farà passar per la caixa almenys un cop per setmana. Això també es pot duplicar com In Box per ajudar a gestionar el correu .

Aquests són exemples del que heu de mantenir al vostre fitxer d'acció:

Correu entrant:

• Qualsevol cosa que rebi en el correu es dirigeix ​​a aquest fitxer
• Qualsevol tros de paper que algú us dóna, o us agafeu i enganxeu al vostre bossa de mà

Elements del calendari:

• Invitacions per a futurs esdeveniments i totes les adreces o targetes de resposta que acompanyen
• Abonaments per pagar i després escombrar o reciclar
• El permís es llisca per signar
• Recordatoris de cites

Elements a pagar:

• Entrades d'aparcament per pagar
• Factures a pagar

Elements que estic esperant a:

• Rebut de qualsevol cosa que hàgiu comprat recentment en cas que decidiu tornar. Per exemple, si obteniu un paquet d'Amazon, feu lliscar l'embalatge d'aquest contenidor en cas que els productes no funcionin i heu de tornar-lo. Ditto per a altres paquets que rebeu.
• Rebut de qualsevol cosa que estigueu esperant. Per exemple, si heu enviat una factura a la vostra companyia d'assegurances i esteu esperant el reemborsament, aquest es troba en aquest fitxer. Si heu tornat alguna cosa i esteu a l'espera de veure que el reembossament apareix a la vostra declaració bancària o a la factura de la targeta de crèdit, es passa a aquesta casella.

Podeu dividir aquest fitxer en més categories, però és més fàcil treure-ho tot en aquest quadre i després passar-lo una o dues vegades per tres. En aquest punt, podeu reciclar o esborrar allò que ja no necessiteu, arxivar qualsevol cosa que pertanyi a l'Arxiu o a la Llar i que faci alguna cosa que calgui respondre. L'objectiu és mantenir aquest fitxer tan petit com sigui possible.

Però ... el truc és que heu de passar per aquest fitxer com a mínim un cop per setmana, preferiblement amb més freqüència. Recomano sumar aquesta tasca a la vostra rutina personal d'organització setmanal , d'aquesta manera està arxivant i emmagatzemat una quantitat relativament petita de documents una vegada a la setmana en lloc de