Una llista de comprovació ràpida de quant de temps ha de conservar els documents + què s'ha de fer
El paper és un dolor i la gestió d'un sistema de presentació de la llar pot ser un arrossegament, però hi ha alguns documents que realment necessiteu connectar perquè mai no sabeu quan els necessitarà. Aquí teniu un document sobre quant de temps duren els documents i, quan hagueu acabat, els que heu de reduir. Això hauria de servir com una guia de referència ràpida per crear i mantenir un sistema de registre domèstic factible.
En primer lloc, pensa en reduir la quantitat de paper que rebeu i acabarà tenint que fragmentar o fitxar menys.
Això vol dir desfer-vos de correu no desitjat, inscriure's a les factures electròniques i no acceptar volants, cupons que no usareu mai, ni cap altra efímera que us sentiu que necessiteu quan us sàpiga que realment no.
Si realment estàs debatent amb el desordre de paper fins al punt en què et sembla que estigueu atrapant-lo, envieu-vos a un professional que us pot guiar a través del procés de declive.
El segon pas és assegurar-vos que teniu un bon sistema de gestió de correu . Com més eficaçment gestioneu el correu electrònic que heu introduït, menys freqüentment haurà de fer una gran sessió de presentació / trituració / reciclatge.
Configurar un sistema de fitxers electrònic
Desfer-se de la vostra presentació de paper mitjançant la configuració d'un sistema de registre electrònic us estalviarà espai i us alliberarà del desordre de paper. Això és una victòria. Actualment, el sistema de fitxers electrònics té molt sentit. Per començar, necessiteu un escàner i un lloc per emmagatzemar els vostres fitxers, un sistema de carpetes en una computadora o en el núvol i un disc dur extern.
Configureu carpetes generals per a diferents tipus de documents (exemples: domicili, impostos, autoconsum, certificats de naixement, etc.) No cal que siguis massa precís amb l'emmagatzematge del document ja que es poden cercar sistemes de fitxers electrònics.
A continuació, escanegi cada document i emmagatzemi en una carpeta segons el contingut.
Mantenir còpies de documents importants
Per als vostres documents super importants, els experts aconsellen mantenir còpies.
Això pot significar mantenir una còpia en el vostre emmagatzematge en el núvol i una altra en un disc dur. També podria significar mantenir una còpia en la vostra presentació electrònica i una còpia en una caixa forta a prova de foc.
Emmagatzemi aquests documents per sempre
Aquests documents s'han d'emmagatzemar per sempre:
Registres acadèmics - Diplomes, transcripcions i qualsevol treball de cartera que es pugui utilitzar en el futur quan sol·liciteu un lloc de treball.
Documents d'adopció
Certificacions bautismals
Certificats de naixement
Certificats de defunció : poden ser necessaris per a finalitats fiscals.
Llicències de conduir
Registres de treball - Qualsevol clàusula, acords, expedients disciplinaris i revisions de rendiment.
Certificats de matrimoni
Historial mèdic
Rècords militars
Passaports
Jubilacions i rècords de pensions
Targetes de Seguretat Social
Testament
Desa un període de temps més curt
Aquests documents es poden tocar amb la freqüència mensual o setmanal:
Declaracions bancàries : 1 mes
Factures : 1 any per qualsevol impost o garantia relacionada, totes les altres factures s'han de trencar tan aviat com s'hagin pagat.
Factures de la targeta de crèdit : es triturar immediatament quan es paga.
Rebuts per a la millora de la llar : guarda fins que es venen a casa.
Registre d'inversions : 7 anys després de tancar el compte o vendre la seguretat.
Arrendaments : manteniu-vos fins que us hàgiu mudat i hagueu rebut el dipòsit de l'arrendador.
Xecs de pagament / cupons de pagament - 1 any fins que hagueu rebut el vostre W-2
Rebuts de vendes : mantingueu durant la vigència de la garantia. Òbviament, això només s'aplica a les grans compres com aparells i electrònica. Normalment tinc els rebuts per coses com ara articles de comestibles i roba, sempre que sé que no necessitaré el rebut per obtenir una devolució.
Documents fiscals : 7 anys incloent la seva presentació i tots els documents que acompanyen, com W-2s i rebuts.
Registres de vehicles : mantingueu fins que es venen barques, automòbils o motocicletes.
Com desfer-se dels documents
Els documents de trituració són la principal manera de protegir-se del robatori d'identitat. (Llegiu la meva entrevista amb l'expert de seguretat Jay Foley sobre Com protegir-se del robatori d'identitat). Es pregunta què fer? La regla general és qualsevol cosa que tingui la següent informació: números de compte, dates de naixement, noms de soltera, contrasenyes i claus, signatures i números de seguretat social.
Una vegada més, aquests són no-brainers.
Aquests són els conceptes bàsics:
Si els documents segueixen sent "actius", és a dir, haureu de contenir-los com a referència i establir un sistema de registre domiciliari senzill. Això significa que es procedeix a la presentació de documents per tema i, a continuació, es trenquen quan ja no s'utilitzen.
Què documents per trencar
Si heu acabat amb aquests documents i ja no els necessiteu, aquí teniu què fer (tota la resta, com ara paperwork, només podeu reciclar).
Rebut de caixers automàtics
Declaracions bancàries
Còpies de certificat de naixement
Xecs cancel·lats i nulats
Ingressos de targetes de crèdit
Informes de crèdit
Llicències de conduir (caducades)
Documents d'ocupació que tinguin alguna identificació
Passaports i visats caducats
Compte d'inversions # s
Documents legals
Inversions, accions i transaccions immobiliàries
Elements amb signatura (contractes d'arrendament, contractes, lletres)
Etiquetes de maletes
Registres mèdics i dentals
Papers amb un número de la Seguretat Social
Contrasenyes o números PIN
Rebuts de pagament
Sol·licituds de targeta de crèdit prèviament aprovades
Rebuts amb números de compte de xecs, números de targetes de crèdit o qualsevol altra informació d'identificació
Formes fiscals
Transcripcions amb informació identificativa sobre elles
Itineraris de viatge
Bitllets d'avió usats
Factures d'utilitat (telèfon, gas, electricitat, aigua, televisió per cable, Internet)
Assegureu-vos que teniu instal·lat un sistema de fitxers flexible per mantenir aquests documents en procés i reduir-los quan ja no siguin necessaris.
Qualsevol cosa que pensi mantenir cal actuar, organitzar-se i presentar-se. M'agrada el meu sistema de presentació d'inici.