Els vostres intents d'eliminar el desordre de paper sovint solen fallar? O estàs massa aclaparat per la gran quantitat de documents del vostre escriptori per intentar-ho? És possible que feu alguns errors comprensibles, però sí sabotejadors. Seguiu llegint per saber com evitar els errors més comuns que fan les persones en gestionar el desordre de paper.
1. No eliminant declaracions de paper
És possible que hàgiu d'obtenir algunes factures de la manera antiga, però la majoria dels serveis públics fan que sigui fàcil canviar a la facturació sense paper.
Mentre us trobeu a ell, consulteu en quina direcció podeu reduir l'excés de paper. Si rebeu catàlegs que mai no feu, poseu-vos uns minuts per contactar-vos amb les empreses i sol·liciteu que s'eliminin de les llistes. Si us subscriu a diverses revistes i periòdics, pensa en quins preferiu llegir en paper i quins no us agradaria llegir en línia.
2. Deixar que els documents s'enganxin
Això es refereix als documents que no voleu (p. Ex., Correu brossa), així com els que necessiteu (p. Ex., Factures). Com més temps espereu per fer-ho, més possibilitats és que mai no ho feu, ple d'un any del diumenge New York Times. La forma més senzilla de gestionar el vostre correu és gestionar-ho tot tan aviat com sigui possible. Pel que fa als documents que heu de fer, feu reciclar una tasca regularment programada, no només una cosa que feu quan els documents amenacen amb enterrar-vos.
3. Tenir un sistema de fitxers incòmode o no existent
Si no teniu cap lloc per emmagatzemar els documents que necessiteu i no hi ha cap manera fàcil de disposar dels que no feu, probablement només els arxivareu i els inclogui mentalment sota "per tractar-se ... algun dia". Eviteu això creant un sistema que funcioni per a vostè, ja sigui que això impliqui l'adquisició d'un gabinet d'escola vella, un escàner fiable o una trituradora.
4. No tenir un coixinet de llançament
Una plataforma de llançament és un espai dedicat a prop de la porta d'entrada on es mantenen sempre les claus, les ulleres, etc., sempre que no estiguin en ús. Una plataforma de llançament no us ajudarà amb tot tipus de desordre de paper, encara que és una excel·lent manera d'assegurar-vos que el correu sortint surt de la casa.
L'important és el concepte del pad de llançament i els hàbits que us ajuden a desenvolupar.
En essència, un coixinet de llançament fa que sigui fàcil fer el mateix de la mateixa manera cada dia. Col·locar les vostres claus en un determinat lloc tan aviat com vingueu a dins és el mateix tipus de comportament que esborrar el correu no desitjat tan aviat com s'obtingui o s'obri el correu important de forma oportuna. Quan pensa en altres tasques diàries relacionades, com ara ordenar el vostre correu, poden formar part d'aquest sistema.
5. Ser vague
Aquest és un dels meus culpables. Heus aquí un exemple: al meu quadre d'arxiu, tinc una carpeta marcada com "cotxe". Això vol dir que si he de buscar el títol del meu cotxe, he de viatjar a través dels rebuts del servei d'automòbils, els documents sobre l'assegurança d'automòbil, la informació sobre el cotxe vell Ja no tinc més, i així successivament. (També tinc una carpeta marcada com a "misc", que és un desastre organitzador que espera que passi).
Quan organitzeu els documents que heu de mantenir, és millor ser tan específic i clar com pugueu. La introducció de carpetes amb etiquetes com ara "assegurança d'automòbil", "manteniment d'automòbils" i "automòbils financers" faran que el meu sistema de presentació sigui molt menys important.
També podeu reduir una gran quantitat d'excés de paper per saber quant de temps necessiteu mantenir els documents .
Si esteu emmagatzemant documents obsolets que mai no usareu de nou, finalment, desfer-se d'ells, us retindrà molt de la vostra vida.