Com donar prioritat a les seves tasques

Consells sobre la gestió de tasques directament dels experts

Així que teniu tot això per fer-se cada dia i la vostra llista és completa: com saps què fer primer, segon i tercer?

Gairebé tothom se sent que té massa per fer i massa temps per fer-ho. Sovint, aquest sentiment aclaparat prové de la incapacitat de prioritzar totes aquestes tasques aparentment pressionants. Si creieu que la vostra llista de tasques és cada vegada més gran i, fins i tot, no sabeu per on començar, heu d'identificar, avaluar i prioritzar les vostres tasques.

1. Feu una llista

Abans d'intentar classificar les seves obligacions en ordre d'importància, preneu-vos el temps per compilar una llista completa de tot el que necessiteu o vulgueu aconseguir. Dividiu la vostra llista en seccions per a diferents tipus de tasques. Aquestes categories podrien incloure:

Tasques diàries o setmanals

Aquests són "to-dos" mundans que poden ser personals ( planificació d'àpats i supermercats ) o relacionats amb el treball (reunió setmanal de l'equip). Si ja segueix una rutina diària , us familiaritzaràs amb aquestes tasques; si no ho fa, aquest és un bon moment per crear-ne un. El que incloeu pot variar: algunes persones no veuran cap necessitat de recordar-se per consultar el correu electrònic o comprar compres, però altres apreciaran els recordatoris estructurats per dur a terme determinades accions en determinats moments o en determinats dies.

Tasques amb terminis

Aquests, òbviament, s'han de fer per una data concreta i requereixen una preparació prèvia. Alguns exemples poden ser un document escolar que es lliurarà en tres setmanes o una festa que estigui planificant durant sis mesos a partir d'ara.

Aquest tipus de tasques, sovint anomenades projectes, es poden descompondre més endavant en components més reduïts, per exemple, "escriure paper" es pot desglossar en llegir els llibres pertinents, organitzar les notes, escriure un esbós, escriure un primer esborrany, etc. on

Tasques recurrents

No es produeixen en una freqüència diària o setmanal, però tampoc no són projectes d'una sola vegada.

Les tasques recurrents poden incloure cites dentistes o fer els vostres impostos trimestrals.

Tasques autòctones i necessàries

Són tasques o projectes que saps que has de fer, però ningú no et farà. Rarament, si mai, tenen un límit de temps incorporat. Penseu a millorar el vostre lloc web de petites empreses o trobar un nou proveïdor d'atenció primària.

Tasques autogestionades i no necessàries

Aquestes són les activitats més divertides que, tanmateix, tendeixen a caure al llarg del camí, ja que altres, més obviament, les tasques necessàries s'escampen. Pensa llegir per plaer o treballar en hobbies.

Algunes tasques de dia

Aquestes tasques es col·loquen al peu de la llista de tasques pendents o a la part posterior de la vostra ment, però normalment no s'han de fer aviat, o mai. Exemple: pintar els radiadors.

2. Organitzeu la vostra llista

Una vegada que hàgiu indicat tot, podeu esbrinar què fer primer i organitzar la vostra programació. (Com ho fa físicament - en un full de paper, un planificador , una aplicació, un calendari en línia o d'una altra manera - importa menys que triar un mètode que funcioni per a vostè i que utilitzarà). Aquests són alguns criteris pensar:

Urgent o important

Totes les tasques es poden ordenar en una de les quatre categories. Cal, primer, realitzar tasques urgents i importants al més aviat possible; Es poden delegar tasques urgents, però no importants, si és possible, però si no, el vostre calendari hauria d'incloure la flexibilitat i el temps addicional per adaptar-les quan apareguin; Les tasques importants, però no urgents, s'han de planificar amb antelació perquè no siguin urgents; les tasques que no són importants ni urgents poden eliminar-se potencialment, tot i que si els agrada, s'han de treballar en el vostre horari perquè no es mostrin obligacions més exigents.

Valora el valor

Podeu jutjar el valor d'una tasca de diverses maneres. Un podria ser si altres persones són afectades, i la importància que aquestes persones són per a vostè (l'aprovació del seu cap i el benestar dels nens que depenen de tu són més importants que, per exemple, les opinions d'un grup d'estrangers que vau pactar per unir-se a una reunió). També podeu assignar un valor elevat a les tasques que veieu pagar a llarg termini o que simplement trobeu una recompensa.

Una de les referències que probablement trobareu al llegir sobre les tasques de priorització és la regla 80-20 o el principi Pareto, que estableix que el 80% dels efectes provenen del 20% de les causes. Això pot ser que no sigui veritable per a vosaltres, però és un bon recordatori per identificar el que està passant i quin esforç està pagant.

Temps i flexibilitat

Un calendari de funcionament permet canvis i reconeix restriccions de temps. Sigui realista en prioritzar i planificar els vostres dies. En cas de dubte, sobreestimeu el temps que prendrà una tasca determinada.

Si es deuen dues tasques al mateix temps, triar el que per començar depèn de com funcioni millor. Algunes persones prefereixen treure la tasca més senzilla del camí per concentrar-se en el més complex; uns altres se senten tranquil·litzats si primer comencen amb la tasca més difícil, i aconsegueixen fer-ho tot o abans d'avançar. Recordeu que no haureu d'assumir una tasca o projecte de principi a fi abans de passar al següent, llevat que, naturalment, trobeu que funcioni d'aquesta manera, augmenta la productivitat.

Limiteu les vostres tasques diàries obligatòries a tres com a màxim. El dia també pot incloure tasques més petites que siguin més rutinàries o de menys importància o urgència, però la càrrega de tasques importants probablement generarà estrès i decepció.

Recordeu que les prioritats poden canviar: si el vostre cap necessita que feu alguna cosa ara, la vostra prioritat prèvia probablement s'enfonsarà a la segona. Això és encara més motiu per construir més temps en el vostre horari per permetre la flexibilitat.

3. Tasques per lots

Les tasques de consolidació de feines són una de les formes més efectives i eficients per fer que es facin aquestes tasques extraordinàries. Lacer simplement significa que treballes amb el mateix tipus de tasques una i altra vegada abans de canviar a una altra cosa. El primer pas és identificar les tasques que realitzeu una i altra vegada i, a continuació, configurar un flux de treball senzill perquè segueixi. A continuació, s'addicitzen aquestes tasques al mateix temps utilitzant aquest flux de treball.

El lote requereix completar tasques similars que requereixen recursos similars en "lots" per millorar l'eficiència i la productivitat. Aquests són alguns exemples:

El lotatge us permet entrar en una ranura fent la mateixa tasca una i altra vegada, de manera que no us cal perdre temps per esbrinar instruccions o què heu de fer a continuació.

4. Eliminar tasques

Una vegada que hàgiu enumerat totes les tasques i ordeneu-les entre les més importants i les menys importants, quedarà clar quines tasques es troben a la part inferior de la llista. De vegades es pot delegar a una altra persona, però si això no és possible, heu de decidir si voleu programar-ne el temps o eliminar-los.

És possible que tingueu tasques a la vostra llista que no hàgiu de fer o que vulgueu fer, però se sentia pressionat per afegir en algun moment (anar al gimnàs, assistir a un club de llibres). Es pot eliminar completament.

Finalment, és possible que hi hagi massa coses per fer, si no podeu fer tot, avaluar la càrrega de feina per determinar si només necessiteu més pràctiques per prioritzar o si heu de dir-li a algú que ja no pot continuar fent-ne un certa tasca.