Importància de la pròpia etiqueta electrònica

Alguna vegada has rebut correus electrònics que et deixaven preguntant sobre la persona que l'envià? O, pitjor encara, heu enviat un correu electrònic que més tard vau penedir?

Estar en l'extrem receptor d'un mal missatge de correu electrònic pot deixar-te sacsejant el cap i tractant d'esbrinar què pensava la resta de la gent. Sent el que l'envia pot arruïnar un dia d'una altra manera, i pot tenir repercussions adverses més endavant.

La rapidesa de fer un correu electrònic ha fet que sigui el mètode de comunicació preferit. Ja sigui que envieu un correu electrònic personal o empresarial, seguiu l'etiqueta adequada és essencial per evitar comunicacions errònies o sentiments durs.

Seguiu la Regla d'Or tractant el destinatari com vulgueu tractar. Abans de fer clic a "enviar" en qualsevol correu electrònic prendre un minut i donar-li un missatge de lectura addicional. L'ús eficaç del correu electrònic us pot posar de manera positiva amb el vostre supervisor i fins i tot us pot oferir una avantatge quan sigui hora d'una promoció .

• 01 de 10

  No assumeixi la privadesa

  Tingueu en compte que la vostra empresa i el correu electrònic personal no són privats. La seva empresa té dret a llegir qualsevol cosa enviada des de l'oficina, de manera que mai escrigui i envieu informació personal o molt sensible del treball. Es pot reenviar correu electrònic personal des de casa, així que no escriguis res per escrit que pugui causar un problema si arriba a la persona equivocada.

• 02 de 10

  Manténgase allunyat dels comentaris ofensius

  Eviteu comentaris ofensius al vostre correu electrònic. Això inclou comentaris racistes, sexistes o negatius sobre una altra persona o empresa. Si rebeu un correu electrònic ofensiu, no respongueu ni reenvieu-lo a ningú. No utilitzis mai correu electrònic per dir res que pugui ser mal interpretat pel teu cap .

• 03 de 10

  No critis

  Recordeu que quan escriviu tots els límits, el vostre correu electrònic apareix com a crit. Algunes persones pensen que fa que el seu missatge sigui més fàcil de llegir, però aquest no és el cas. Utilitzeu una font que sigui fàcil als ulls quan es llegeixi en lletres estàndard.

• 04 de 10

  Editeu els vostres missatges

  Editeu els vostres correus electrònics abans d'enviar-los. Utilitzeu el corrector ortogràfic i repasseu tots els correus electrònics per assegurar-vos que tingueu una gramàtica adequada. Sempre vols presentar-te com a professional en correspondència. Comproveu el correu electrònic personal després d'haver-lo acabat escrivint-lo per assegurar-vos que obtingui el vostre punt d'intenció. Si cau una sola paraula, podeu canviar el significat d'una frase.

• 05 de 10

  Respon amb precaució

  Conegui la manera correcta de respondre als correus electrònics que rep. Preste molta atenció al remitent i als altres als camps "a" i "cc". Respondre el més ràpidament possible i no deixar que la vostra carpeta "desada" estigui massa desordenada.

  Eviteu l'impuls de prémer "respondre a tots" abans de mirar per veure qui està llistat al capçalera. La vostra resposta pot confondre a altres persones a la llista, o bé pot acabar enviant informació innecessària a les persones que no coneixeu. L'única vegada que feu clic a "respondre a tots" és si esteu segur que tothom necessita la informació que envieu.

• 06 de 10

  Familiaritzeu-vos amb les eines de correu electrònic

  Conegui les eines i els tipus de correu electrònic. Això inclou "a", "cc", "bcc" i línies d'assumpte. El destinatari principal ha d'estar al camp "to". Quan necessiteu copiar algú, normalment afegiu aquesta persona al camp "cc" o còpia de carboni. Si algú necessita ser copiat sense que els altres de la llista rebin el seu correu electrònic, utilitzeu "ccc" o una còpia de carboni oculta. Només copieu les persones que necessiten saber la informació que envieu.

  No enviï correus electrònics a la cadena. Aquests poden ser complicats i bloquear les caixes de correu electrònic de la gent fins al punt de molèstia . No vol convertir-se en la persona que reenvia missatges que poden o no ser cert.

  Sempre haureu d'omplir la línia d'assumpte per a un correu electrònic relacionat amb l'empresa i és preferit per correu electrònic personal. Mantingui el tema tan curt com sigui possible i només tingui un tema per correu.

• 07 de 10

  Manténgalo breu

  La majoria de la gent prefereix missatges breus en lloc de missatges llargs i amb paraules. Si és possible, indiqueu el vostre punt en un parell de frases. Per a un missatge més llarg començar amb un paràgraf introductori deixar que la gent conegui els conceptes bàsics. Si teniu més d'un tema, divideix el missatge en més d'un correu electrònic, amb un tema per correu electrònic.

• 08 de 10

  Mira el teu to

  Manteniu un to positiu en les vostres comunicacions per correu electrònic. Recordeu que els comentaris sorprenents poden trobar-se com a mentals, més que divertits. Deseu l'humor sarcàstic per a les comunicacions de veu perquè els altres escoltin el to de la vostra veu. Això també inclou ira. Sempre haureu d'evitar enviar missatges de correu enutjat, o podeu arriscar-vos a ofendre algú amb qui treballa o us preocupa.

• 09 de 10

  Utilitzeu els marcadors de prioritat amb discreció

  Si teniu un indicador d'alta prioritat, feu-lo servir únicament quan sigui necessari. Usant-lo massa tindrà l'efecte contrari que voleu i envieu els correus electrònics al final de la llista de prioritats per als destinataris.

• 10 de 10

  Accediu al vostre nom

  No us oblideu de signar els correus electrònics. Els destinataris poden molestar-se si han de desplaçar-se i esbrinar qui els ha enviat el missatge. Si espereu una resposta per telèfon, assegureu-vos d'incloure el número, fins i tot si ja sabeu que la persona ho té al fitxer. El propòsit del correu electrònic és estalviar temps, i haver d'aturar el que està fent disminuirà les coses. Si teniu una línia de signatura, mantingueu-la actualitzada amb l'adreça electrònica i els números de telèfon adequats.